February 21, 2020

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使工作愉快的架構

February 22, 2017

必須是人、組織、流程與工具融合的架構

專案的執行要聚焦於效益的產出

 

管理不是理論,執行管理的人必須是真正能產出結果的人,彼得杜拉克在1974年就闡述「管理是工作、管理是紀律、管理也是人」。

 

 

       專案管理是非常生活化的,因為專案無所不在,以家庭為例,任何與家庭(組織)有關的大小事宜,都會依家庭的組成(人),不論是大家族、三代同堂、小家庭等(流程),按家庭的需要獲得共識才能順利執行;所以中國自古就有句話「家和萬事興」應是「人、組織、流程與工具」一致化的最佳實踐,也就是人在這個組織下,能夠有其角色、發揮影響力、產生結果,組織也才能夠興盛,由小看大我們時常看到;企業執行專案失利,如甲骨文在2012年負責美國奧勒岡州政府1.6億美元的醫療保險交易入口網站建置專案,最後甲骨文以價值1億美元的現金、產品及服務與奧勒岡州政府和解;政府專案執行不順遂民怨四起,如桃園機場捷運案延宕八年仍未通車、台北大巨蛋的爭議而停建等,許許多多的實際案例仔細分析之後,可以發現專案要完成,仍須依賴「人、組織、流程與工具」的契合度,也就是企業的專案管理成熟度。但是成熟度好的企業都成功獲利嗎?事實卻不然,我們看到許多雖然專案都如期、如質、如預算完成,且符合專案目標,但卻沒有效益,如福特公司1995年推出Taurus II車型、Nokia、Kodak等的案例。

 

       PMI歷經長期企業實際執行專案的觀察,於2016年最新的研究指出「在專案的執行前後須要維持對效益的聚焦與責任的期望」,2013年9月30日PMI也指出一個豐富與完整的企業執行專案與專案集的最佳實踐資料庫,對於企業透過診斷、比對、諮詢,了解現況,並提升企業層級專案管理能力與效益認知有實質幫助;有超過十餘年300多專案管理辦公室導入的元嵩管理顧問CEO後藤年成先生表示;一個豐富的資料庫可以診斷企業的問題,找到企業正確的需求,提升才有實質幫助,歷經十餘年的經驗告訴我們,「人、組織、流程與工具」的一致化程度提高,企業專案的成功率可以提高到80%。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(上圖)元嵩管理顧問CEO後藤年成先生表示;一個豐富的企業專案管理資料庫可以診斷企業的問題,找到企業正確的需求

 

對於企業的挑戰

       專案對於全球的企業活動與產值有很大的影響,以Rodney Turner所著”Project Management in small and medium Enterprises”的研究顯示:專案約占全球整體中小企業產值的1/3、專案約佔整體商業活動的1/5。以台灣2014年的統計:中小企業專案超過3兆6000億台幣,以及中小企業專案產值超過總體企業產值10%以上。因此,專案的成功率提升無論對於中小企業的產值與整體經濟均有積極的貢獻,而關鍵就是如何善用組織層級的專案管理,解決企業面臨以下的問題與挑戰:

  1. 企業培養專案經理不易:有經驗的專案經理除了證照之外,還需要有實際專案的經歷,企業則面臨無有效環境及人員離職的考驗,故人才管理是重要議題。

  2. 企業面臨管理能量不足:如何透過專案與專案的經驗學習,使企業成為學習型組織。

  3. 企業面臨專案成功率低。

  4. 企業專案管理成熟度低。

 

往企業層級專案管理(PMO)升級

       專案管理的推廣在台灣其實非常早,如果以比較有系統性與銜接國際的專案管理知識,那麼應可以國際專案管理學會(PMI Taiwan)於1999年成立開始,那時因為有許多先進的高瞻遠矚,歷經十餘年的推廣已有超過一萬五千餘位業界的菁英通過國際專案管理師(PMP)的認證,為台灣的產業在專案的效率及企業的標準化上奠定非常好的基礎,並做出了積極的貢獻。然而,回歸到本質,專案管理的目標是在引領專案的成功,而目的是在落實企業的戰略與獲利,所以如何能在組織內,透過流程的設計銜接各層級,協助人可以發揮所長,進而運用合適的工具提升效益,應該是企業應該要思考的問題。

 

       台灣在企業層級的專案管理運用與推展上較為不足,以日本為例,一般企業(包括中小企業)對於專案管理辦公室(PMO)、專案外包與專案管理辦公室諮詢等,已是一個很普遍的解決方案,因為甲乙方在執行一個專案時,需要有一個組織維繫各方利害關係人,並引領團隊朝專案的成功方向前進。

 

       本人最近的研究”運用專案經理職能發展架構以提升台灣中小企業人才管理的能力”(論文研究生陳靖穎著)中,以專案經理職能架構的三個面向:績效職能(Performance Competency)、個人職能(Individual Competency)、組織職能(Organization Competency),探討企業專案成效(Project effectiveness)與標準化(Standardization)的關聯性,經過實地問卷(超過200份)訪查台灣中小企業的狀況,顯示台灣中小企業專案的成效僅與個人職能有關,而企業標準化與個人與組織職能有關聯,如圖一,由這個結果很清楚的說明為何台灣的專案經理普遍非常辛苦,但又獲得不到企業的關注,而且績效不易在組織中顯現;這個結果明確指出台灣的企業需要建立組織層級的專案管理概念,提升專案的成功機率,進而讓專案經理們發揮價值與工作愉快。

 

 

 

企業需要專案管理辦公室的實戰經驗

       本人在接觸各企業經營管理層級與資訊長,探討組織層級專案管理的企業需求時,普遍有一致的看法是:少理論與多實踐與案例;他山之石可以攻錯,回顧專案管理師(PMP)在學習的十大知識領域與五大流程,其實就是最佳實踐的結果,同樣的,來自日本有豐富國際專案經驗的鹽田先生表示:台灣企業應可參考國際企業導入專案管理辦公室實踐的案例,並總結在不同需求狀況下,可以運用的架構、可參考的實例、「人、組織、流程、工具」的最佳實踐等。才能有效結合國際達到事半功倍的效果。

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