February 21, 2020

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有效的風險召集人:瞭解其風格

February 22, 2017

      當一位召集人帶領團隊召開工作坊或會議時,他或她可以採取不同的促進會議進行的風格。其變化在於召集人的控制程度與容許團隊控制程度的比例,一個極端是召集人幾乎完全控制工作坊或會議中所發生的事情、另一個極端是團隊幾乎全面掌控議程,在兩者之間則是召集人與團隊各自分擔不同控制力的位置。

 

 

雖然可能的召集風格間是連續的,但我們可以將之區分為三個區塊:

(1)指導/反應 召集人帶領並指導工作坊進行,團隊被動追隨召集人,在指導模式下,召集人負責在前端領導,告訴大家要做什麼。

(2)協同合作 召集人與團隊合作促成工作坊或會議有最佳的成果,在此模式下,他們就像伙伴,召集人採取與其他人一致的立場形同團隊的一員。

(3)支援/主動 團隊主動領導,設定議程並驅動會議進行,召集人則扮演支持角色。此時召集人較像是協助的朋友,站在團隊後面,在有必要時提供建議及協助。

 

風險召集人可以採取各種不同的風格,但是在召開一個風險工作坊時,各種風格何時才適用呢?

 

指導風格適用於風險工作坊的開始與結束時,當召集人需要給予工作坊一個清楚的開始點(釐清目標、定義議程、以及設定基本原則),以及當工作坊要做成結論時(處理未解決的議題與問題、總結成果、以及釐清下一步),這兩個階段需要召集人負責提供必要的投入及指引給工作坊參與者才能順利進行。

 

其他的召集風格可用於風險工作坊的中段,當風險已識別出並進行評估時、以及發展風險回應時。風格的選擇依據團隊的經驗與成熟度,團隊愈成熟召集人愈可採取協同合作或支持風格,讓團隊承擔起愈多工作坊的責任,而若團隊成員經驗較少,召集人可能需要維持指導模式,以確保工作坊在預定的軌道上。

 

風險召集人的角色是風險流程成功(或失敗)的關鍵,特別是在要決定風險工作坊是否達成目標時。經由選擇正確的召集風格,風險召集人將可以確保每個工作坊達成其目的,風險也因此獲得了適切的管理。

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