February 21, 2020

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將PMO升格為EPMO,發揮最大的商業價值

      有些類型的PMO更容易與組織策略一致。原因有很多,但最重要的一點在於組織對PMO角色的認知,以及組織是否認為PMO有助於達成組織成功。還有一個關鍵因素,那就是高級管理人員的態度,組織中的行政長官和董事會成員應該提供了更好的機遇,實現PMO與組織策略的協調一致,而在PMO與這些高層之間,應該擁有一個溝通通道。

      在各種PMO類型中,專項PMO(為支持某專案而設立的臨時性實體)達到了最高的商業價值實現度。有近半數的專項PMO指明,它們在為組織貢獻商業價值的過程中,發揮出了最大潛力;而其它PMO結構則只實現了不到三分之一。這樣的結果,也許是因為專項PMO更有可能直接向最高行政長官報告(31%,其他架構只有17%),由此更清楚專案目標和明確的方向。

 

      但資料清晰顯示:整個董事會仍有改進的空間。僅有33%的受訪者稱,其PMO在為組織貢獻商業價值的過程中,發揮了最大潛力(圖1)。

      整體來講,業務範圍職責更廣泛的PMO——比如全企業範圍的PMO(EPMO)——最有可能提供這樣的價值,因為這種方式更有可能在日常工作中,幫助專案成果與策略優先度的一致(圖2)。從統計學意義上,EPMO更有可能提供組合報告和與策略一致的服務,有77%提供了前一種服務,65%提供了後一種服務。

       最終,根據我們的調查結果,將PMO提升到策略決策層面的組織,更有可能是高績效者。事實上,有42%的PMO相信,專案所有者與利益相關者中更具策略導向,是提高PMO效率的一種最佳方式。與之類似,有34%的PMO顯示出專案要求和組織策略具有一致性,同樣比例的PMO則認為,增進與高級領導層的接觸可能是一個重要因素。

 

      2013年的“有效專案管理辦公室:APQC最佳實踐調查”報告證實:“最佳實踐PMO不只是與策略規劃保持一致,它們還參與到組織策略的制定和實施過程中。”

 

      PMI的調查確認了一點:PMO領導者認為,保持專案與策略目標的一致性,是最重要的PMO職能,最有潛力增加組織活動的真正商業價值。

 

      因此,實現專案與組織目標的一致性,將會有助於增進商業價值。而且,如果PMO頻繁參與專案與組織策略目標一致性的過程,其成為高績效PMO的可能性,是那些很少參與該過程PMO的近兩倍(分別是21%和12%)。此外,高績效PMO還能夠更高效地實施策略,在策略制定評價方面比同行做得更好,而且在執行已制定策略方面,其可能性是低績效者的4倍以上。 

 

參考資料:

1. High-performing PMOs are those that achieve 80 percent or more projects on time, on budget and meeting original goals.

2. Low-performing PMOs are those that achieve 60 percent or fewer projects on time, on budget and meeting original goals.

 

 

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