【Dr.Risk專欄】管理有風險的利益關係人

October 6, 2017

       利益關係人會給我們的企業和專案帶來風險—至少某些人會—而管理者及其團隊需要對此有所瞭 解,以便採取步驟管控對這種由風險利益關係人所引起的風險。考慮所有「有關係的不確定」,利益關 係人會帶來的風險有正面也有負面,而我們需要穩健的方法來辨識哪些利益關係人提供了機會,而潛在 的威脅可能在哪裡。

 

       基於風險的利益關系人分析可以協助我們找出有風險的利益關係人。現存的利益關係人分析模型有 很多,大部分都考慮兩個維度,例如權力/關注、權力/影響、影響/衝擊。二維模型雖然有用但有其限 制,而如果我們考慮以下三個維度,則可能可以獲得較佳的分析結果:

 

        • 態度。利益關係人對企業或專案是支持的還是反對的?態度可能是正面的或負面的,

          所以利益 關係人可能是後盾也可能是障礙。

        • 關注。利益關係人對結果的關切程度有多高?他們會主動介入事情的進展嗎?還是

          只是被動的 旁觀?

        • 權力。利益關係人能顯著地影響結果嗎?或他們無法造成影響?

 

       經由這三個維度評估每個利益關係人,我們便可決定他們有多高的風險:

 

        • 態度可指出利益關係人是機會還是威脅。利益關係人對企業或專案的態度是負面

          的,若他們想 要阻撓進度時就可能造成威脅;有正向態度的則會藉由可協助我們達

          成目標而提供了機會。

        • 關注決定了利益關係人尋求影響結果的機率。如果利益關係人的關注程度高,他們            就很可能會 介入並試圖影響事情的演變方向;可能是正向也可能負向,關注高代表            機率高;關注低代表機 率低。

        • 權力反映出利益關係人對結果可能的衝擊程度。權力小的利益關係人無法對結果有            重大影響, 但權力大的就可以。權力大代表衝擊大,權力小代表衝擊小。

 

 

      如果我們了解了每個利益關係人的態度、關注、以及權力,我們就能決定那些是最有風險的。以下 是一些在專案層級上的例子: • 考慮一個資深經理對你的專案持正面的態度、對專案的產出非常關切、且其職位又足以影響專 案的產出,這個人對專案而言便顯示出是一個重大的機會,我們就應該視其為專案的鼓舞者而 主動接觸她,運用其權力幫助專案獲致成功。 • 想像一個關鍵供應商,認為你的專案會從對他們更重要的工作上分走他們的資源;而如果他們 從你的專案抽走資源,會造成你嚴重的問題。他們的負面態度、加上高程度的關注和權力,意 味著他們應該被視為專案的重大威脅。 • 另外一個專案的專案經理是你的朋友,並且知道你有準時交付的壓力,他真的很想幫助你,但 他不被允許介入你的專案,雖然他的態度是正面的且高度關注,然而他的權力不大,代表他無 法提供有助於專案的任何真正的機會。

 

      採用以風險為基礎的利益關係人分析,我們可以辨識出具有最大威脅或可提供最大機會的個人或團 體,然後我們可以專注於影響他們,適切地採取標準風險回應策略。我們可以尋求規避由最負面的利益 關係人所引起的傷害效應、或保護我們的企業或專案不讓他們介入;我們也可以借重正面利益關係人可 用的支持以創造優勢,儘可能取得他們的幫助以協助我們達成目標。許多利益關係人是有風險的,但如 果我們可以辨識他們並適切行動,我們就可以有最大的成功機會。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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